Lavoro remoto, smart working, webinar, seminari online, riunioni virtuali, ma anche consulenze, consulti tecnici, trattative con il potenziale cliente, presentazioni personali o di funzionalità hardware/software, arbitrati e conciliazioni, ecc... hanno un comune denominatore, ovvero l'utilizzo di tecnologie telematiche, di software ed hardware specifici e predisposti allo scopo. Il risultato atteso è in ogni caso basato sulla necessità di poter condividere dati digitali (immagini, documenti, video, audio, files, ecc...) ed in alcuni casi, permettere interattività comunicativa fra due o più individui. Con l'avvento delle necessità correlate alla modalità di svolgimento di compiti in modalità telematica, sono emerse una serie di problematiche (tecniche e gestionali), dovute principalmente ad una sottostima della complessità necessaria a portare a termine, professionalmente e con profitto, le operazioni sottostanti gli eventi elencati in introduzione
Pur non rappresentando una novità, è sempre opportuno elencare un elenco di soluzioni, suggerimenti, consigli e linee guida per predisporre ciò che può essere definita una base tecnico-organizzativa professionale ed adeguata, adattando il tutto a seconda che l'evento sia organizzato per scopi professionali, formativi, lavorativi di marketing o puramente per svago.
1) inventario degli strumenti:
- laptop, netbook, tablet, PC
- webcam
- microfono
- auricolari, cuffie plug-in
- software video
2) stilare delle linee guida di riferimento che descrivano:
- come i collaboratori ed il personale dovranno operare da remoto,
- come presenziare le riunioni
- entrata,
- uscita,
- partecipazione,
- puntualità,
- abbigliamento,
- comportamenti nel rispetto degli altri,
- ruolo e compiti del moderatore
- potenziali circostanze e problematiche tecniche quali:
- come e quando attivare il video
- come utilizzare il microfono e gli altoparlanti del computer,
- come regolare i volumi audio (altoparlanti e microfono)
- le cuffie wireless possono avere problemi di durata della batteria,
- come ridurre il rimbombo dell’audio.
- sanzioni e provvedimenti in caso di inosservanza dei regolamenti
- modalità di fruizione del supporto tecnico on-demand durante lo svolgimento degli eventi
Fondamentale assicurarsi la tecnologia più performante disponibile, per prendere parte a web meeting con colleghi e clienti. Non si apparirà molto professionali senza cuffie, o se queste smettono di funzionare nel bel mezzo di una video call.
3) Verifica della connessione internet o "Larghezza di banda della rete Internet". Il parametro contrattuale da cosiderare è la BMG (o in inglese Minimum Cell rate – MCR) ovvvero la banda minima garantita. E' definita come la velocità minima che il provider
di connessione ad Internet (ISP) deve contrattualmente garantire al cliente, anche in caso di congestione della rete e rappresenta la
priorità di passaggio dei pacchetti IP in entrata ed in uscita verso la
rete Internet. Una BMG adeguata a garantire un sufficiente collegamento audio/video tramite ADSL è al minimo 1Mb in download /500Kb in upload.
Per attività che richiedono frequenti scambi di files (quali immagini o filmati) è opportuno considerare l'adozione di collegamenti FTTC/FTTH (Fibra ottica), in modo che risulti sufficiente a soddisfare l’utilizzo che deriverà dalle operazioni da compiere, tenendo in considerazione che, se il collegamento utilizzato è condiviso con altri collaboratori (es. in studio professionale), ciò influirà sulle prestazioni.
4) configurazione professionale di un "ufficio domestico". Considerare i seguenti aspetti:
- luogo dedicato allo scopo (es. no divano, salotto o cucina di casa), aderente alle raccomandazioni e normative di sicurezza dei luoghi di lavoro
- illuminazione naturale o artificiale (led)
- fonti di luce sempre dietro la webcam che illuminino il viso
- inquadratura (il viso al centro)
- privacy sull’area di lavoro
- pannelli anecoici e fonoassorbenti
- sfondo personalizzato consono all'evento (anche chroma key per sfondi virtuali)
- abbigliamento allineato all'importanza dell'evento e cura della persona
- per webinar, seminari formativi, corsi, presentazioni, riunioni:
- adottare soluzioni che evitino ai partecipanti l'installazione di app, moduli aggiuntivi, programmi, plug-in, ecc...
- adottare soluzioni che non vincolino gli utenti/partecipanti all'uso di specifici browsers o specifici sistemi operativi.
- per lavoro remoto o smart-working
- adottare lo ostrumento giudicato più adatto alla propria organizzazione previa valutazione e test pratico sul campo
- come requisito minimo:
- partecipazione audio/video
- condivisione schermo
- upload/download di files condivisi
- note condivise
- come requisiti aggiuntivi
- moderazione dei partecipanti
- gestione di diagrammi e planning tasks ed attività
- gestione calendario meetings, riunioni, attività pianificate (e relativi alerts e messaggistica configurabile)
- gestione attività del team di lavoro
6) costruire i processi che il team dovrà seguire
Necessario disporre di un software di gestione nativamente progettato per il lavoro da remoto e per la gestione di gruppi di lavoro organizzati con pianififazione dei task e dei tempi assegnati.
7) valutare l'adozione di piani formativi continui e periodici per l'uso degli strumenti (organizzazione interna l'attività professionale)) e pianificare gli interventi formativi periodici (possibilmente con previsione di verifiche dell'apprendimento) suddivisi per argomenti, quali ad esempio:
- privacy
- cyber security
- sicurezza sul luogo del lavoro
- uso degli strumenti digitali hardware e software
- comunicazione, connessione ed organizzazione
- ...
***
Le precedenti linee guida sono costantemente in corso di aggiornamento, confronto, discussione, ampliamento, revisione, modifica, adattamento alle evoluzioni tecnologiche. Per contribuire, commentare, suggerire, migliorare... è disponibile in calce l'area "Commenti" o per gli associati ANIP nel gruppo di discussione ANIP Albo Nazionale Informatici Professionisti.
Grazie per l'attenzione.
Giovanni Grandesso
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