Le clausole di un incarico professionale sono fondamentali, inderogabili ed indispensabili, ovvvero definiscono ed onorano l'attività del professionista.
Alla base di tutto e prima di tutto, deve sussistere a monte un consolidato rapporto fiduciario (intuitus personæ), supportato da un disciplinare di incarico, accettato dalle parti, ovvero il contratto, che delimiti i contorni di intervento oltre ad integrare le necessarie informative (privacy, tariffe, ecc...) ed i consensi obbligatori, anche in funzione di eventuali necessità di supporto probatorio in sede di giudizio a fronte di contestazioni od insoluti.
La carenza di disponibilità alla sottoscrizione dei contratti, dei consensi e delle informative fornite al cliente, è elemento giustificativo e di legittimo rifiuto, da parte del professionista, al prosieguo delle attività professionali.
Nell'elencare l'insieme di elementi preliminari alla sottoscrizione di un incarico professionale, è utile approfondire le motivazioni ed i rischi connessi alla mancanza di ciascuno. Le linee guida che seguono sono da considerarsi come buona prassi negli usi e consuetudini già da tempo consolidate in ambito ICT.
L'incarico professionale: può essere conferibile verbalmente o per iscritto. In entrambi i casi è consigliabile/raccomandato far seguire un documento di conferma, che contenga gli elementi elencati nel seguito, da sottoporre alla firma per presa visione ed accettazione.
Elementi del documento di conferma (incarico)
Tutti i dati raccolti legittimamente, ai fini organizzativi interni allo studio professionale, vanno ordinati (cronologicamente) in un Fascicolo (nella disponibilità esclusiva del professionista) compilato in frontespizio di:
- data creazione fascicolo,
- numero progressivo interno,
- oggetto,
- elenco contenuti ed allegati
I primi tre elementi dell'elenco su esposto, sono utilizzati nei nomi assegnati al file in caso di fascicoli memorizzati digitalmente. (es. F101_20201112_ctp_accesso_abusivo.zip)
Gli attori (stakeholder) coinvolti nel conferimento di incarico, a volte con differenti e distinte funzioni, possono, a seconda degli scenari, essere i seguenti:
- Cliente
- Committente
- Referente
- Dominus studio legale
- Collega o referente tecnico
- Fornitore
- Avvocato
- ...
Contrattualmente, ai fini dell'individuazione delle responsabilità, vanno indicati principalmente il Committente e, se diverso, il Cliente.
Il Committente è colui che commissiona l'incarico, il cliente è colui che si avvale delle prestazioni del Professionista (Codice Deontologico ANIP art.1 commi 4 e 5).
Tutti gli altri attori, se coinvolti attivamente a vario titolo nello svolgimento delle attività professionali, vanno indicati in relazione tecnica (es. perizia, consulenza tecnica, Accertamento tecnico preventivo, Conciliazione od arbitrato, ecc...)
Elementi contrattuali primari :
- dati anagrafici del committente e/o del cliente
- dati di fatturazione e di contatto
- descrizione delle attività richieste - tema generale ed oggetto dell'incarico
- preventivo per le attività previste
- determinazione anticipo fondo spese
- livello di complessità stimata (alto,medio,basso)
- reciproci impegni e tempi
- informativa e consenso privacy
- documenti di identità del committente / cliente.
- riferimenti normativi (LEGGE 14 gennaio 2013, n. 4 Disposizioni in materia di professioni non organizzate) - codice deontologico - codice etico
- Tariffario
- Riferimenti alla polizza assicurativa professionisti a copertura errori / omissioni
Ad una descrizione sommaria del tema generale (attività), deve seguire un elenco delle fasi nelle quali si svilupperà la prestazione (ove preventivabili).
È opportuno, nel dubbio, far certificare, con atti verificabili, alcune definizioni, quali ad esempio "proprietario", "amministratore", "responsabile", sia per non essere coinvolti in eventuali illegittimità, sia per poter esigere con maggior forza il rispetto, da parte del committente, dei patti contrattuali allorché si verificassero contenziosi od incomprensioni.
Elementi informativi secondari:
il Fascicolo conterrà, oltre ai dati essenziali e propedeutici allo svolgimento delle operazioni richieste, i dati aggiuntivi, gli elementi posti a fondamento delle analisi svolte, note ed appunti personali del professionista, pezze giustificative, scontrini e note spese, articoli (link) o sorgenti SW utilizzati, registrazioni e documentazione fotografica, supporti digitali.
Anticipo fondo spese:
è prassi, soprattutto in relazione alle attività coinvolte in procedimenti legali di parte (civile/penale) prevedere una quota di acconto alla firma dell'incarico (il c.d. Anticipo fondo spese già previsto nel conferimento di incarico a CTU). L'anticipo fondo spese è da intendersi a copertura delle spese iniziali. Opportuno, se ritenuto necessario, stabilire che le successive scadenze, se previste, coincidano con fasi di lavoro precise (es. la consegna degli elaborati).
E' invece da evitare far corrispondere i pagamenti con "lʹapprovazione" degli elaborati. Ciò per due sostanziali motivi: in primo luogo il lavoro di Consulenza tecnica (CTP, perizia) è rappresentato dalla prestazione che si conclude con la consegna al committente di quanto previsto dall'incarico ed è da considerare, in genere, come obbligazione di "mezziʺ e non è quindi necessariamente legata al ʺrisultato" (che dipende quest'ultimo da un'entità estranea al contratto professionale).
Inoltre non bisogna dimenticare che lʹattività del consulente tecnico è un'attività intellettuale costruita in sintonia con il committente che ne deve condividere concretamente le scelte senza far pesare sul professionista i rischi di un eventuale percorso di approvazione.
Se inoltre, il committente volesse condizionare il riconoscimento di una quota aggiuntiva del compenso all’effettivo raggiungimento di un risultato atteso (es. il rispetto di una particolare scadenza), il disciplinare di incarico dovrà prevederne il versamento, entro un tempo ragionevole dal verificarsi delle condizioni previste.
Fattori di rischio.
Sono note nella comunità professionale ICT, alcune criticità da sottoporre all'attenzione del professionista come indicatori di possibili sviluppi negativi nella conduzione dell'incarico, in special modo quando si opera nel settore privato. Tali criticità possono essere sintetizzate nell'elenco che segue (maggior dettaglio nel Regolamento ANIP che disciplina l'attività dei professionisti ICT):
- dichiarazione del cliente in merito a proprie difficoltà o sofferenze economiche o di difficoltà del mercato nel quale opera;
- rifiuto ad apporre firme su incarichi o su preventivi o su contratti a lui sottoposti;
- frettolosità nel concludere la trattativa senza gli adeguati approfondimenti;
- promesse di scambio di favore subordinate a sconti o promesse verbali di futuri incarichi riservati al professionista;
- trattative ed insistenze relative a sconti e/o dilazioni di pagamento esageratamente eccessive in relazione alle quotazioni economiche proposte/sottoposte al cliente;
- cliente residente in zona esterna alla propria area geografica abituale di intervento che si rivolge al professionista senza giustificato motivo;
- richiesta di prestazioni per importi significativi non in linea con le condizioni (anche economiche) del cliente o con il normale svolgimento della sua attività;
- richiesta di prestazioni effettuate in nome di committenti terzi estranei alla trattativa;
- operazioni effettuate tramite pagamento con assegno di persona diversa dal committente;
- richiesta di prestazioni, successive al conferimento incarico, con consegne o erogazione di servizi a più soggetti non dettagliatamente identificati;
- imposizioni/pressioni, in ogni forma espresse, circa il modo di condurre l'incarico;
- indicazioni/pressioni, in ogni forma espresse, sulle modalità di espletamento dell'incarico professionale;
- rifiuto dichiarato del cliente di assumersi le responsabilità derivanti dalle decisioni imposte al professionista;
- rifiuto del cliente di onorare (o eccessive perplessità in merito) le richieste di anticipi per fondo spese o anticipi sugli onorari;
- trattative con soggetto diverso dal responsabile del conferimento di incarico professionale;
I diritti d'autore (LEGGE 22 aprile 1941 n. 633 Protezione del diritto d'autore e di altri diritti connessi al suo esercizio)
La proprietà ed i diritti d'autore sono riservati al professionista a norma di Legge (artt. 2575, 2576, 2577, 2578 del Codice Civile). Il professionista ha diritto di pubblicare l'opera di cui è autore (previo adeguamento alle leggi in tema di Privacy) e, in ogni caso, la pubblicazione o la divulgazione dell’opera potrà avvenire solo con il consenso dell’autore.
Inadempienze contrattuali - revoca dell'incarico - penali
Vanno regolamentate le inadempienze contrattuali, quali ad esempio:
- mancata consegna degli elaborati scritti
- ritardo nella consegna
- errori od omissioni nello svolgimento di quanto preventivato
- ...
Vanno previste delle conseguenti penali, rapportate alla durata dei ritardi (eventualmente oltre una soglia di ritardo tollerabile) ed agli onorari maturati per prestazione (es. penale in percentuale sull'onorario, per ogni giorno di ritardo conteggiato a partire da una soglia prefissata in giorni dopo la scadenza).
Revoca o sospensione
Qualora il committente, di sua iniziativa, proceda alla revoca dell'incarico, al Professionista dovranno essere corrisposti i compensi per il lavoro fatto o predisposto sino alla data di comunicazione della revoca, con la maggiorazione percentuale sui compensi maturati dovuti. Rimane salvo il diritto del Professionista al risarcimento degli eventuali danni, quando la sospensione non sia dovuta a cause dipendenti dal Professionista stesso.
Per quanto non elencato nelle presenti linee guida, si fa riferimento agli usi e consuetudini, con raccomandazione preventiva di sottoporre la propria modulistica al proprio avvocato di fiducia, per la redazione e messa a punto di specifiche clausole personalizzate.
***
Le presenti linee guida sono costantemente in corso di aggiornamento,
confronto, discussione, ampliamento, revisione, modifica, adattamento
alle evoluzioni socio-tecnologiche. Per contribuire, commentare, suggerire,
migliorare... è disponibile in calce l'area "Commenti" o per gli
associati ANIP nel gruppo di discussione ANIP Albo Nazionale Informatici Professionisti.
Grazie per l'attenzione.
Giovanni Grandesso